O corpo técnico é constituído por especialistas em Serviço Social(1), Animação Social(1) e Higiene e Segurança Alimentar(1). A direção técnica atribuída a uma técnica superior de serviço social.
Os serviços de saúde são assegurados por um médico, três enfermeiras e uma fisioterapeuta.
A contabilidade é assegurada por um gabinete externo, com uma técnica oficial de contas.
Para as funções de apoio e serviço geral existem dezassete funcionárias.
Prestadoras de serviço(2) como cabeleireira e esteticista.
Orientações de serviço e condições de funcionamento
Para o estabelecimento de rotinas e processos, de forma a aumentar a eficiência e qualidade dos serviços prestados, é necessário que os colaboradores, utentes, familiares e sócios da Arpaz tenham informação sobre as condições do funcionamento. Assim, entendeu a Direção que é necessário clarificar e estabelecer orientações de serviço e fixar as seguintes condições de funcionamento:
- Secretaria
Funciona, dentro do horário de expediente, i.e. das 9.00 H às 18.00 H, para atender sócios, utentes e familiares, clientes e fornecedores e público em geral.
As funções gerais são assumidas pelas colaboradoras Tânia Duarte e Helena Margarida Barata ou por quem for indicado pela Direção.
O serviço é dirigido pela Diretora Técnica ou quem a substituir.
Deve manter atualizado o ficheiro de sócios, anotando pagamentos, inscrições e outras alterações.
Todo o correio deve ser diariamente apresentado à Direção para abertura e distribuição, exceto o relacionado com os utentes e com a gestão do dossier individual de cada um, nomeadamente correspondência relacionada com marcações de consultas, fornecimentos de farmácias, etc, da competência da Diretora Técnica ou de quem a substituir.
- Fornecedores
Dando cumprimento à deliberação da Direção, já aprovada, de concentrar o número de fornecedores, em ordem a alcançar a melhor relação qualidade/preço, os diversos setores de atividade ( Secretaria, Cozinha, Lavandaria, Gabinete Médico e de Enfermagem, Serviços Gerais, Viaturas…) fazem requisição de bens, produtos ou materiais necessários.
As requisições são analisadas pela responsável pelo setor de enfermagem e farmácia e Guida Barata – as dos outros setores.
A análise destina-se a avaliar a necessidade da aquisição, verificar a existência ou não dos produtos em armazém e a comparar preços entre os fornecedores.
Tratando-se de produtos destinados estritamente aos utentes, a encomenda não deve ser feita sem o aval da Diretora Técnica ou de quem a substitui.
- Tesouraria
A Secretaria recebe os valores, em numerário ou cheque, pagos pelos serviços prestados pela ARPAZ e passa os respetivos recibos de quitação.
Sem prejuízo de outras funcionárias poderem receber pagamentos, por exemplo de quotas, lavandaria ou empréstimos de equipamentos e de fazerem apontamento para posteriormente se emitir o recibo, a funcionária Tânia assegura estas funções.
Cabe à Diretora Técnica ou a quem a substituir acompanhar o exercício destas funções e gerir o Fundo de Caixa para despesas que entenda ser necessário fazer.
A Tesoureira da Direção acompanha a organização dos documentos para a Contabilidade, a conferência e o depósito de valores e a preparação dos Mapas Mensais de Pagamentos de Salários e de Fornecedores para aprovação da Direção.
- Pessoal
Cabe à Diretora Técnica ou a quem a substituir coordenar o pessoal, organizar horários, distribuir funções e verificar o cumprimento das tarefas atribuídas, além de tudo o que lhe parecer adequado para o funcionamento dos Serviços.
Cabe igualmente à Diretora Técnica, ou a quem for indicado na sua ausência, organizar o mapa mensal de faltas e assiduidade para comunicação à Contabilidade com vista ao processamento de salários.
- Utentes e Familiares
Compete primeiramente à Diretora Técnica ou a quem a substituir o atendimento e acompanhamento dos utentes, o controlo técnico das condições em que lhes são prestados os serviços, no âmbito das funções de coordenação técnica, assumindo a programação de atividades e a promoção e planificação e coordenação das atividades ocupacionais, sociais e culturais, em articulação com a animadora sócio-cultural e com a fisioterapeuta.
Compete igualmente à Diretora Técnica ou a quem a substituir elaborar o processo individual dos utentes e a preparação dos contratos de prestação dos serviços. Também cabe à Diretora Técnica zelar pela execução do PIC (Plano Individual de Cuidados) de cada utente.
Na relação com os familiares, só com autorização da Diretora Técnica podem ser prestadas informações relativas ao processo individual dos utentes.
- Cozinha
A orientação geral da cozinha e refeitórios é feita pela Diretora Técnica ou, nas suas ausências, por quem a Direção designar. O abastecimento de géneros, produtos e equipamentos compete à colaboradora Guida Barata que assegurará que não haja faltas nem desperdícios, bem como verificará as condições de higiene e conservação.
Cabe à colaborada em cada dia responsável pela Cozinha coordenar as tarefas da cozinha e o serviço de refeições, bem como o pessoal afeto a essas funções, sempre com a supervisão e direção da Directora Técnica que, dentro destes princípios, zelará pela elaboração das ementas semanais.
- Lavandaria / Serviços Gerais
O funcionamento geral dos Serviços, incluindo as tarefas de lavandaria, limpeza, prestação de cuidados de higiene e conforto aos utentes, é orientado pela Diretora Técnica ou por quem for designado, nas suas ausências.
ARPAZ, Barco 06 de Janeiro de 2020